Правильное оформление инвойсов помогает избежать конфликтов с международными партнёрами и убедиться, что все таможенные и налоговые правила соблюдены. Это ключ к стабильности и честности в бизнесе.

В этом материале аналитик сервиса «Финансист» рассказал, для чего нужен инвойс и из чего состоит такой документ.

Зачем нужен инвойс

Инвойс — документ, который закрепляет договорённости между продавцом и покупателем. Его нередко путают с квитанцией или счетом-фактурой, однако в российской бизнес-практике он используется для торговли с другими странами.

Инвойс служит официальным подтверждением сделки между двумя государствами. Этот документ помогает не только управлять денежными потоками, но и правильно оформлять налоговые отчёты. На его основе компания может выставить счёт на оплату. Кроме того, он защищает права всех участников договора в случае недопониманий.

Как составить инвойс

Составление инвойса — обязанность продавца, который формирует документ на языке страны-импортёра. Аналитик «Финансиста» рекомендует сначала составить инвойс на русском языке, а затем обратиться к переводчику.

Документ включает в себя данные о компаниях, которые участвуют в сделке, а также номер и дату документа. Он должен описывать продукцию или услуги, общую сумму сделки и условия транзакций.

Инвойс содержит в себе:

• название и контакты предприятий;
• печати и подписи;
• юридический и фактический адреса;
• параметры товара, которые позволяют точно опознать предмет сделки;
• цену отдельной позиции и общую сумму;
• количество товара;
• реквизиты партнёров;
• дополнительные условия.

Это обязательные компоненты, которые можно указать в произвольной форме в виде таблиц или обычного текста. Главное, чтобы все условия были прописаны достаточно детально и помогли решить спор, если что-то пойдёт не так.

Типы инвойсов

Как правило, в России заключают два типа инвойсов.

Инвойс-проформа выступает в роли соглашения, которое продавец предоставляет клиенту ещё до транзакции. Такой тип инвойса необходим для промежуточного информирования, на основе которого будет формироваться заказ. Документ не обладает юридической силой, поэтому компании создают его в условной и не очень подробной форме.

А коммерческий инвойс — уже основной документ, который необходим для совершения операции. Он создаётся и дорабатывается на основе инвойса-проформы и служит основанием для расчёта таможенных пошлин и налогов. Коммерческий инвойс обязателен для торговли между разными странами, и уже в нём нужно учесть все данные более детально.