Бюджетирование — это способ держать деньги под контролем: заранее планировать доходы и расходы, сверять реальность с ожиданиями и принимать решения, которые основаны на цифрах, а не на догадках.
Но если подойти к процессу неправильно, можно получить не рабочий инструмент, а кучу таблиц, которые никто не смотрит. В этом материале эксперт сервиса «Финансист» объяснил, как правильно внедрить бюджетирование.
Шаг 1. Определить цель
Компании внедряют бюджетирование ради:
- контроля затрат;
- планирования роста;
- управления денежными потоками.
Если цель неясна, сотрудники будут воспринимать бюджетирование как лишнюю нагрузку.
Шаг 2. Выбрать подходящий метод
В «Финансисте» выделяют три основных формата.
- Традиционный бюджет — строится на основе данных прошлых лет с небольшими корректировками.
- Нулевой бюджет — все статьи расходов пересматриваются с нуля каждый период.
- Гибкий бюджет — корректируется в зависимости от реального уровня доходов.
Для стабильного бизнеса подходит традиционный метод, для стартапов и кризисных ситуаций — нулевой, для быстрорастущих компаний — гибкий.
Шаг 3. Определить центры ответственности
Каждый бюджет должен иметь ответственного — директора подразделения или конкретного менеджера. Если у бюджета нет владельца, он не выполняется.
Шаг 4. Упростить сбор данных
Чем сложнее сотрудники заполняют формы, тем больше вероятность ошибок. Оптимально использовать инструменты, такие как:
- Excel или Google Таблицы — для небольших компаний,
- 1С, SAP, PlanFact — для средних и крупных.
Важно ограничить количество вводимых данных до реально значимых показателей.
Шаг 5. Внедрить контроль и аналитику
Бюджетирование не заканчивается после составления бюджета. Кроме этого нужно придерживаться ещё трех аспектов.
- Сравнивать план с фактом
- Разбираться в причинах отклонений.
- Корректировать план по мере необходимости.
Для анализа используют управленческий учет и автоматизированные системы. Если контроль не ведется, бюджетирование превращается в формальность.
Вывод
Бюджетирование работает только в тех случаях, когда:
✔ оно соответствует целям бизнеса;
✔ ответственность за бюджет закреплена за конкретными людьми;
✔ данные собираются в удобном формате;
✔ есть регулярный контроль и анализ.
Если процесс перегружен сложными отчетами и ненужными деталями, бюджетирование превращается в бюрократию, а не инструмент управления.