Есть расхожее мнение: отчёт один — просто его читают все. Но на практике это приводит к путанице, лишним вопросам и недовольству. Собственник не понимает, зачем ему столько деталей. Руководители — не видят ключевых показателей по своему блоку. Финансист устал всем объяснять одно и то же. Всё потому, что управленческая отчётность должна быть разной — для разных задач и людей.
В этом материале эксперт сервиса «Финансист» разобрался, чем отличается отчётность «для собственника» от отчётности «для команды», и как настроить процесс, чтобы не было перегруза, но был результат.
Главная точка разделения
У отчётности всегда есть цель. И она разная для собственника и для менеджеров.
- Собственник хочет понимать, куда движется бизнес, что влияет на прибыль, где риски, и какие решения надо принять. Ему важна картина целиком: доходы, маржа, кассовый разрыв, план-факт, рентабельность, мультипликаторы.
- Руководитель подразделения смотрит уже на своё: выполнение KPI, отклонения по статьям, эффективность проектов, расходы по сотрудникам или подрядчикам. Ему важна детализация по действиям, потому что именно на них он влияет.
Если дать одному и тому же человеку «не свою» отчётность — он либо потеряется, либо не будет читать.
Как может выглядеть один и тот же отчёт
Допустим, есть управленческий отчёт о финансовых результатах за месяц.
Для собственника туда войдут семь показателей.
- Общий доход по всем направлениям.
- Валовая прибыль.
- Операционная прибыль.
- Сравнение с предыдущими периодами.
- Оценка кассового разрыва и финансовых обязательств.
- Точка безубыточности.
- Краткий комментарий по отклонениям: 2–3 ключевых вывода.
Для руководителя отдела продаж — шесть показателей.
- Выручка по менеджерам.
- Конверсия по лидам.
- Средний чек.
- Расходы на привлечение.
- Сравнение плана и факта по своему направлению.
- Отгрузки, возвраты, долги по клиентам.
То есть один и тот же отчёт «ОПиУ» превращается в два разных файла — с разными углами обзора. И это нормально. Главное — чтобы оба человека получали свою суть, а не «всё подряд».
Что мешает выстроить это в компаниях
- Страх делать разные версии отчётов
Финансист боится, что его обвинят в манипуляциях. Но отчётность — это не расследование, а инструмент. Версии отчётов можно делать на одной базе данных, но с разной логикой отбора и визуализации.
- Ожидание «универсального отчёта»
Часто собственник хочет один файл «для всех». Но потом сам теряется в таблицах, ищет нужное среди лишнего и раздражается.
- Слишком много ручной работы
В «Финансисте» отмечают, что если отчёты формируются в Excel вручную, проще сделать один, чем несколько. Это понятно. Но искажение информации оборачивается хуже, чем затраты времени
Как упростить себе жизнь
Сделайте шаблоны для разных ролей. Один шаблон — для собственника, другой — для ключевых отделов. Пусть они обновляются по одной базе, но под свои задачи.
Согласуйте регулярность и формат. Например, собственнику — раз в месяц в виде 3 страниц PDF. Руководителям — раз в неделю в виде интерактивной таблицы или дешборда.
Оставьте расшифровки по запросу. Не нужно включать всё сразу. Лучше написать: «Расшифровка затрат по проекту — по кнопке/ссылке/запросу». И дать только тем, кому это действительно нужно.