В большинстве компаний дебиторкой формально занимаются все — и фактически никто. Менеджер считает, что оплату отслеживает бухгалтерия, бухгалтерия видит только выписку, руководитель узнаёт о проблеме, когда долгу уже полгода и он попадает в категорию, где помогает только профессиональное взыскание задолженности с юридических лиц. Контроль дебиторки — это не усилие отдельных сотрудников, а процесс с закреплёнными ролями, сроками и отчётностью. Разбираем, как его построить с нуля.
Шаг 1. Провести инвентаризацию долга
Начинать нужно с честной картины. Выгрузите все непогашенные требования и разнесите их по трём срезам:
- по контрагентам — кто и сколько должен, доля топ-5 в общей сумме;
- по срокам — реестр старения: текущая задолженность, просрочка 1–30, 31–60, 61–90, свыше 90 дней;
- по статусу — оплата ожидается по графику, идут переговоры, спор по качеству, передано на взыскание, безнадёжная.
Уже на этом этапе обычно обнаруживается 10–20% долгов, о которых никто не помнил, и часть требований с истекающим сроком исковой давности.
Шаг 2. Распределить зоны ответственности
Это ключевой шаг: без персональной ответственности регламент не работает.
Менеджер по продажам отвечает за оплату по своим клиентам, ведёт коммуникацию, выясняет причины задержек, обеспечивает подписание закрывающих документов.
Финансовая служба устанавливает кредитные лимиты, ведёт реестр старения, готовит отчётность, блокирует отгрузки при превышении лимита.
Юрист ведёт претензионную и судебную работу, контролирует срок исковой давности, готовит акты сверки и соглашения о рассрочке.
Руководитель принимает решения по эскалации: остановка отгрузок, скидка за досрочную оплату, передача долга на взыскание, списание.
Принцип, который снимает главный конфликт: сделку закрывает продавец, но решение о лимите и об отгрузке в долг принимает финансовая служба.
Шаг 3. Написать регламент
Документ на 3–5 страниц, который отвечает на пять вопросов:
- Кому и на каких условиях предоставляется отсрочка (категории клиентов, лимиты, сроки).
- Кто, когда и как напоминает об оплате — с конкретными сроками действий.
- При каких условиях отгрузки останавливаются автоматически.
- Через сколько дней просрочки долг передаётся юристу и на внешнее взыскание.
- Какие отчёты формируются, с какой периодичностью и кто их получает.
Рабочая шкала эскалации выглядит так: за 3 дня до срока — напоминание, 1-й день просрочки — звонок, 7-й день — письмо и стоп отгрузок, 15-й день — акт сверки и переговоры с руководством должника, 30-й день — претензия, 60-й день — передача на взыскание.
Шаг 4. Настроить отчётность и метрики
Контроль без цифр превращается в мнения. Минимальный набор показателей:
- DSO (период оборота дебиторской задолженности) — среднее количество дней от отгрузки до поступления денег. Главная метрика, отслеживается помесячно.
- Доля просроченной задолженности в общем объёме дебиторки.
- Коэффициент инкассации — какой процент выставленных счетов оплачен в срок.
- Доля безнадёжного долга от выручки.
- Реестр старения — обновляется еженедельно.
Отчёты нужны на трёх уровнях: ежедневный список платежей на сегодня — менеджерам, еженедельный реестр старения — руководителям, ежемесячная сводка по DSO и просрочке — собственнику.
Шаг 5. Встроить контроль в мотивацию
Пока бонус менеджера считается от отгрузки, долги будут расти. Работающие схемы:
- премия начисляется только после поступления денег на счёт;
- бонус снижается пропорционально доле просрочки в портфеле менеджера;
- отдельная надбавка за снижение DSO по своей группе клиентов;
- при просрочке свыше 60 дней комиссия по сделке не выплачивается.
Шаг 6. Автоматизировать рутину
Ручные напоминания забываются. Даже базовая автоматизация в CRM или 1С закрывает основной объём работы: письма о приближении срока оплаты, уведомления о просрочке, блокировка отгрузки при превышении лимита, автоматический реестр старения и напоминание об истечении срока исковой давности.
Типичные ошибки
- Реестр старения ведётся, но регулярно его никто не смотрит.
- Нет момента, в который долг обязан покинуть отдел продаж.
- Акты сверки не подписываются годами — потом сложно доказать сумму.
- Отгрузки продолжаются «под честное слово» ключевому клиенту.
- Долг держат внутри до последнего и передают юристам, когда шансы уже минимальны.
Что делать с долгами, которые уже перешли черту
Выстроенный контроль защищает от новых просрочек, но не решает проблему накопленного портфеля. Долги старше 90 дней требуют отдельной технологии: анализа платёжеспособности, работы с бенефициарами, претензионной и судебной стадии. Если внутренних ресурсов на это нет, разумнее вынести задачу вовне — услуги по возврату дебиторской задолженности в B2B позволяют высвободить время менеджеров и юриста для текущей работы и вернуть деньги, пока должник ещё платёжеспособен.