Как сообщил министр, в 2005 г. все государственные и муниципальные органы власти республики стали объединяться в единую межведомственную систему электронного документооборота. Принцип построения системы был основан на облачных технологиях, что исключило проблемы с установкой системы на местах и позволило сделать техническую поддержку удаленной.

На начальном этапе в системе формировалась электронная копия документа на основе скана бумажной версии, с 2008 г. реализован функционал подписания документов с помощью электронной подписи, а в прошлом году у документа в системе появилась внутренняя структура ­– метаинформация или, проще говоря, информация о свойствах документа.

Сегодня системой пользуются более 380 тыс. пользователей. За весь период ее работы создано порядка 62 млн документов объемом 243 терабайт. Ежедневно создается 9 тыс. новых документов и 20 тыс. резолюций. Доказательством удобства система является ее востребованность не только в Республике Татарстан, но и федеральных органах власти, например, Министерстве транспорта РФ, Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ, Министерстве финансов РФ, и иных субъектах Российской Федерации.

Возвращаясь к теме конференции, спикер сообщил, что в целях реализации архивного хранения электронных документов в системе электронного документооборота РТ был разработан модуль "Архив ведомства". Он обеспечивает хранение и обработку документов для дальнейшей передачи на государственное хранение. Сегодня в систему госархива из системы электронного документооборота уже передаются сведения о документах на бумажных носителях и их электронные образы. В следующем году предполагается передавать электронные документы в виде структурированных данных.

Сегодня для надежного хранения электронных документов на протяжении установленного срока создается соответствующая инфраструктура с использованием современных решений. Так, для проверки подлинности электронных документов в течение всего периода хранения в системе создается усовершенствованная электронная подпись, а для установления момента подписания документа используются специальные штампы времени.

Кроме того, в настоящее время готовятся предложения по разработке и принятию нормативных правовых актов, регулирующих вопросы архивного хранения электронных документов, в том числе вопросы юридической значимости электронных документов при их долгосрочном хранении.