Часто предприятие не имеет собственного архива для хранения необходимой документации или владелец не видит целесообразности в постройке отдельно специализированного здания. В этом случае на помощь придет складское помещение, куда документы можно сдать на ответственное хранение.

Достоинства хранения документов на складе

Постоянные клиенты отмечают ряд позитивных факторов данного решения:

• Ведется строгая учетная деятельность относительно сданной документации. Предварительным этапом ответственного хранения является опись, сортировка и упаковка документов для качественного хранения.
• В случае необходимости сотрудник склада совместно с представителем клиента проводит дополнительные действия. К ним относят: уничтожение документации (у которой вышел срок хранения), экспертиза ценности бумаг, процедура утилизации старых архивных дел.
• Гарантируются подходящие условия хранения. Чтобы сохранить свойства бумаги, в складском помещении выставлены необходимые температурные параметры. На нужном уровне поддерживаются значения влажности воздуха. Существует специальная система препятствующая затоплению помещения и современная конструкция пожаротушения.
• Чтобы обеспечить сохранность документов, их складируют в обезличенные коробки, которые закрываются пломбой. В составе картона входит бескислотная составляющая, препятствующая порче бумаги. Хранение гарантируется на срок отображенный в договоре.
• Доступ к документации предоставляется только уполномоченному лицу предприятия, который подтвердит свои права доверенностью от заказчика услуг. При этом необходимо иметь при себе печать, чтобы провести повторную опломбировку ящиков с документацией.
• Безопасность сданного имущества, обеспечивает повседневная охрана и современная система видеонаблюдения.
• На хранение принимаются документы не только в бумажном виде, но и на электронных носителях. В роли заказчиков выступают как частные лица, так большие компании.
• Стоимость услуг такова, что многие компании предпочитаю хранить свои документы именно у нас.

Данное решение выгодно и с экономической точки зрения, особенно небольшим предприятиям. Кроме создания специального помещения, необходимо содержать и обученного сотрудника, что не всегда целесообразно с экономической точки зрения.

Какие документы требуют ответственного хранения?

Что сдается на ответственное хранение:

• Все виды бухучета.
• Документы управленческого плана.
• Архивы кадровиков.
• Ценные бумаги предприятия.

К документам обеспечивается доступ с утра до позднего вечера согласно доверенности. Сотрудники склада прошли специальное обучение для работы с документацией компаний.